Datenschutzerklärung des Vereins TRION-climate e.V.

Zweck des gemeinnützigen Vereins TRION-climate e.V.  ist die Förderung des Umweltschutzes durch grenzüberschreitende Bündelung von Synergieeffekten im Bereich Klima und Energie in der Trinationalen Metropolregion Oberrhein. Dieser Zweck soll erreicht werden, durch das Anbieten von Veranstaltungen, Fortbildungen, Besichtigungen und ähnlichen Aktivitäten im Bereich Klima und Energie, welche den grenzüberschreitenden Wissens- und Erfahrungsaustausch fördern, insbesondere durch die Zusammenarbeit mit anderen gemeinnützigen und der Thematik Klima und Energie verpflichteten Institutionen (Satzung §2.2).

Zur Erfüllung des Vereinszweckens und insbesondere zur Organisation von Veranstaltungen, ist das Erheben und Nutzen von personenbezogenen Daten unabdingbar.
Ziel der Datenschutzordnung ist festzulegen, welche personenbezogenen Daten und zu welchen Modalitäten von der Geschäftsstelle von TRION-climate e.V. erhoben und verarbeitet werden.

§ 1 Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Geschäftsstelle:

TRION-climate e.V.
Fabrikstrasse 12
77694 KEHL
DEUTSCHLAND
Tel. : 0049 (0)7851 48 42 580
Fax : 0049 (0)7851 48 42 582
info@trion-climate.net

§ 2 Anwendbares Recht
TRION-climate e.V. verarbeitet Ihre Daten nach Maßgabe der Europäischen Datenschutzgrund-verordnung (DS-GVO) und dem Bundesdaten-schutzgesetz.

Die Mitarbeiter der Geschäftsstelle von TRION-climate e.V. sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der maßgeblichen Datenschutzverordnung verpflichtet.

§ 3 Was sind personenbezogene Daten?
Nach der Datenschutzgrundverordnung und dem (neuen) Bundesdatenschutzgesetz unterliegen Ihre Daten einem besonderen Schutz. Das sind Informationen, die sich Ihrer Person zuordnen lassen (Artikel 4(1) DS-GVO). Dazu gehören zum Beispiel Ihre:

  • Anrede, Titel
  • Name, Vorname
  • Organisation, Institution
  • Funktion, Beruf
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Bilder von Ihnen


Diese Informationen dürfen nur verarbeitet werden, wenn ein Gesetz das ausdrücklich erlaubt oder Sie eingewilligt haben (Artikel 6 DS-GVO).

§ 4 Was bedeutet „Daten verarbeiten“?
Verarbeiten ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung (Artikel 4(2) DS-GVO)

§ 5 Verarbeitung Ihrer Daten
Wenn Sie personenbezogene Daten an die Geschäftsstelle von TRION-climate e.V. übertragen (z.B. für die Anmeldung zu einer Veranstaltung, Konferenz, Workshop, Treffen, Arbeitssitzung…), speichern wir Ihre persönlichen Daten gesichert, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können.
Die erste Speicherung der Daten erfolgt auf Grundlage des Artikel 6(1)(b) DS-GVO. Das Speichern der Daten ist erforderlich, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können.
TRION-climate e.V. schützt Ihre Daten vor unbefugten Zugriffen Dritter durch Zugangskontrollen, Passwörter, Firewalls etc. Unsere Webseite ist https:// verschlüsselt.
Bevor wir besonders schutzwürdige Daten verarbeiten, holen wir gesondert Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Rechtsgrundlage ist dann Artikel 9(2) DS-GVO.

5.1 Informationsanfragen über das Kontaktformular
Zur Kontaktaufnahme mit TRION-climate e.V. steht Ihnen ein Online-Kontaktformular zur Verfügung, in dem Sie Daten wie Name, Funktion, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc. angeben. Diese Daten werden verschlüsselt übertragen (SSL). Sie werden von der Geschäftsstelle von TRION-climate e.V. gespeichert und zum Zwecke der individuellen Kommunikation mit Ihnen verwendet.
Rechtsgrundlage für die Datenspeicherung ist Artikel 6(1) DS-GVO. Wir sind nur berechtigt, Ihre Daten zu speichern, wenn Sie dazu eingewilligt haben (siehe §6).

5.2 Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen
Zur Anmeldung an Veranstaltungen steht Ihnen ein Online-Formular zur Verfügung. In diesem Formular werden personenbezogene Daten abgefragt, welche für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung notwendig sind (Organisation, Name, Vorname, Anrede, Funktion, Adresse, E-Mail-Adresse, Sprache). Im Rahmen bestimmter Veranstaltungen kann die Abfrage weiterer personenbezogenen Daten aufgrund von besonderen Sicherheitsanforderungen am Veranstaltungsort erforderlich sein (ggf. Geburtsdatum, Ausweisnummer). Diese Daten werden verschlüsselt übertragen (SSL).
Die Daten, die Sie bei Ihrer Anmeldung angeben, werden für folgende Zwecke verwendet:

  • Senden von Mails mit Hinweisen zur Veranstaltung
  • Erstellen von Teilnehmer- und Unterzeichnerlisten
  • Erstellen von Badges (Vorname, Name, Organisation)
  • Senden von Mails mit Information zum Verein und ggb. Anfrage auf Mitgliedschaft.
  • Falls eingewilligt (siehe §6.2), Senden von künftigen Veranstaltungshinweisen und Informationen.


Rechtsgrundlage für die Datenspeicherung ist Artikel 6(1) DS-GVO. Wir sind nur berechtigt, Ihre Daten zu speichern, wenn Sie dazu eingewilligt haben.

5.3 Bildrechte
An den Veranstaltungen von TRION-climate e.V. kann fotografiert oder gefilmt werden. Durch Ihre Anmeldung, geben Sie Ihr Einverständnis, zur Verwendung Ihres Abbildes zu Zwecken der Berichterstattung und Kommunikation durch die Organisatoren. Hierfür müssen Sie auf dem Anmeldeformular das entsprechende Pflichtfeld ankreuzen. Ohne Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihres Abbildes, wird Ihnen die Teilnahme an der Veranstaltung verweigert.

§ 6 Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten
Nach Einwilligung zur Verwendung Ihrer personen-bezogenen Daten,  verpflichtet sich die Geschäftsstelle von TRION-climate e.V. diese nicht an Dritte weiter-zugegeben, weder an die Vereinsmitglieder, noch an die Kooperations- und Finanzpartner.
Eine Ausnahme besteht bei Veranstaltungen, die TRION-climate e.V. gemeinsam mit einer anderen Organisation umsetzt. In diesem Fall können zu organisatorischen Zwecken folgende personenbezogene Daten dem benannten Ko-Organisator vermittelt werden: Name, Vorname, Organisation, Funktion.
Sollte im Rahmen einer Kooperation (z.B. mit den Energiefachmessen), die Anmeldung nicht über die TRION-Website erfolgen, so haftet TRION-climate e.V. nicht für die Verwendung Ihrer Daten, auch wenn Sie den Veranstaltungshinweis über  TRION-climate e.V. erhalten haben.
   
6.1 Einmalige Einwilligung für eine Veranstaltung
Wenn Sie über die Anmeldeformulare auf unsere Webseite personenbezogene Daten an TRION-climate e.V. übermitteln, bitten wir Sie darum, der Verarbeitung der von Ihnen angegebenen Daten zum Zweck der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung zuzustimmen. Ihre aktive Einwilligung erteilen Sie uns durch Ankreuzen eines Pflichtfeldes. Ohne Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten, wird Ihnen die Teilnahme an der Veranstaltung verweigert.

6.2 Langfristige Einwilligung für Übermittlung von Informationen und künftigen Veranstaltungshinweisen
Damit die Geschäftsstelle von TRION-climate e.V. Sie über die Vereinsaktivitäten, insbesondere den Veranstaltungen, regelmäßig  informieren kann, können Sie eine langfristige Einwilligung erteilen, die Sie jederzeit widerrufen können. Dafür bieten sich Ihnen folgende Möglichkeiten:

  • Sie erteilen eine schriftliche Genehmigung (auf den Postweg oder per E-Mail) in der Sie der Geschäftsstelle mitteilen, dass Sie einverstanden sind, Veranstaltungshinweise bzw. Informationen von TRION-climate e.V. zu erhalten.  
  • Sie geben Ihr Einverständnis indem Sie über das Anmeldeformular das entsprechende Feld ankreuzen, das die Geschäftsstelle berechtigt,  Sie über künftige Veranstaltungshinweise zu informieren.
  • Sie beantragen auf der Website von TRION-climate e.V. den Versand von Veranstaltungshinweisen und stellen uns somit Ihre Daten zur Verfügung.


§ 7 Speicherdauer Ihrer Daten
Wir verwenden Ihre Daten nicht länger als fünf Jahre nach der erstmaligen Einwilligung zur Nutzung. Danach werden wir Sie ggb. um eine erneute Einwilligung bitten.

Während der gesamten Speicherdauer können Sie Ihre Einwilligung zur künftigen Verwendung Ihrer Daten widerrufen. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist Artikel 6(1) DS-GVO.

Die Teilnehmerlisten der Veranstaltungen, auf denen ggb. Ihre Daten (Name, Vorname, Funktion, Organisation) aufgeführt sind, müssen gemäß Finanz-vereinbarung von TRION-climate e.V.  intern als Beweisstücke 10 Jahre bewahrt werden und können den öffentlich-rechtlichen Finanzpartnern auf Wunsch vorgelegt werden.  

§ 8 Verwendung von Cookies
Wir verwenden Cookies ausschließlich dazu, das Funktionieren unserer Webseite sicherzustellen (Session-Cookies) und ggf. ihre Inhalte zu verbessern (Analyse-Tool: Google Analytics). Hier informieren wir Sie auch über Cookies von Drittanbietern.
Bei Fragen zu Cookies wenden Sie sich gern persönlich an uns. Unser Datenschutzkoordinationsteam erreichen Sie unter: info@trion-climate.net

8.1 Session-Cookies
Unsere Webseiten verwendet Session-Cookies. Wenn Sie zum Beispiel Informationen in unsere Online-Formulare eingeben, werden diese Informationen auf Ihrem Computer gespeichert und an uns kommuniziert.
Ohne diese Cookies funktioniert das nicht; sie werden automatisch gelöscht, wenn Sie unsere Webseiten wieder verlassen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6(1) DS-GVO, da wir Ihre Anfragen und Anmeldungen ohne diese Funktionen nicht bearbeiten können.

8.2 Analyse-Tool: Google Analytics
Die Webseite von TRION-climate e.V. nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Google Analytics verwendet so genannte „Cookies“ zur Analyse des Surfverhaltens der Besucher. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
Die Speicherung von Google-Analytics-Cookies erfolgt auf Grundlage von Art.6 Abs.1a DSGVO. Bei Ihrem Besuch auf unserer Website werden Sie aufgefordert, das  Google-Analytics-Cookie zu aktivieren.


8.3 Widerspruch gegen Datenerfassung
Session-Cookies:
Sie können die Cookies deaktivieren. Klicken Sie dafür auf das entsprechende Feld. Es erscheint jedes Mal, wenn Sie unsere Webseiten aufrufen.
Google-Analytics:
Sie können die Erfassung Ihrer Daten durch Google Analytics verhindern, indem Sie das entsprechende Google-Analytics-Cookie nicht aktivieren.

8.4 Drittanbieter Cookies
Zudem kann unsere Webseite auch mit den Webdiensten Youtube, Google-Maps und OpenStreetMap verlinkt werden. Auch diese Unternehmen benutzen Cookies, um Informationen (zum Beispiel Ihre IP-Adresse, Surfverhalten) abzufragen. Wir können keine Verantwortung dafür übernehmen, welche Informationen diese Dienste abfragen und wie sie Ihre Daten schützen. Das erfahren Sie auf den Webseiten dieser Anbieter. Sie können die Cookies von Drittanbietern deaktivieren, indem Sie Ihre Browsereinstellungen anpassen.

§ 9 Rechte auf Widerruf, Korrektur, etc.
Sie haben Anspruch auf Auskunft, Löschung, Korrektur, Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.
Auf Anfrage informiert die Geschäftsstelle von TRION-climate e.V. Sie über Ihre Daten, die in maschinenlesbarem Format zur Verfügung gestellt werden können.
Das Löschen Ihrer Daten gilt für den Datenbank und die künftige Verwendung, nicht jedoch für die Teilnehmerlisten von abgeschlossenen Veranstaltungen, die als Beweismaterial von den öffentlich-rechtlichen Finanzpartnern eingesehen werden können.
Wenden Sie sich mit allen Anfragen bzgl. Ihrer Daten an die Geschäftsstelle von TRION-climate e.V (info@trion-climate.net).

§ 10 Aufsichtsbehörde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihre persönlichen Daten nicht ausreichend geschützt haben, können Sie auch eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg einreichen. Die Kontaktdaten finden Sie auf seiner Webseite.

§ 11 Geltende Sprache
Die Datenschutzerklärung ist auf Französisch und Deutsch abgefasst. Bei Abweichungen zwischen dem deutschen und dem französischen Text ist allein der deutsche Text maßgebend.
 

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