Engagement de confidentialité des données TRION-climate e.V.

L'objet de l'association est la promotion de la protection de l'environnement à travers la création de synergies transfrontalières dans le domaine du climat et de l'énergie dans la Région Métropolitaine Trinationale du Rhin supérieur. Cet objectif doit être atteint grâce à l'offre de manifestations, de formations, des visites et autres activités similaires dans le domaine du climat et de l'énergie promouvant le transfert de savoirs et d'expériences de façon transfrontalière, en particulier grâce à la coopération avec d'autres institutions d'utilité
publique du domaine du climat et de l'énergie (Statuts § 2.2).

L'atteinte des objectifs de l'association et plus particulièrement l'organisation de manifestations exigent la collecte et le traitement de certaines données personnelles. L'objet du règlement de confidentialité des données est de définir la nature des données personnelles et les modalités de leur collecte et traitement par le bureau de TRION-climate e.V.

§ 1 Responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est le bureau:
 
TRION-climate e.V.
Fabrikstrasse 12
77694 KEHL
ALLEMAGNE
Tel. : 0049 (0)7851 48 42 580
Fax : 0049 (0)7851 48 42 582
info@trion-climate.net

§ 2 Droit applicable
TRION-climate e.V. collecte et traite vos données conformément au Règlement Européen sur la protection des données personnelles (RGPD) et à la nouvelle loi fédérale allemande relative à la protection des données personnelles (BDSG).
Les employés du bureau de TRION-climate e.V. sont tenus à l'obligation de confidentialité et au respect du règlement sur la protection des données personnelles.

§ 3 Données personnelles?
En application du RGPD et de la nouvelle loi fédérale allemande relative à la protection des données personnelles, les données personnelles (ou : « vos données ») font l'objet d'une protection élevée. Il s'agit d'informations permettant de vous identifier (Article 4 du RGPD), parmi lesquelles figurent par exemple :

  • Civilité, Titre
  • Nom, prénom
  • Organisme, institution
  • Fonction, profession
  • Adresse E-Mail
  • Numéro de téléphone
  • Photos sur lesquelles vous figurez


Ces informations ne peuvent être traitées que si la loi l'y autorise expressément ou si vous y consentez (article 6 du RGPD).

§ 4 Que signifie „traitement de données“
Le traitement des données correspond à toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction (art. 4(2) RGPD)

§ 5 Traitement des données
Lorsque vous soumettez des données personnelles au bureau de TRION-climate e.V. (par ex. pour votre inscription à une manifestation, conférence, Workshop, rencontre, réunion de travail), nous conservons vos données de manière sécurisée afin de pouvoir traiter votre demande.
Nous conservons vos données conformément à l'article 6(1) du RGPD. Cette conservation est nécessaire pour pouvoir traiter votre demande.
TRION-climate e.V. protège vos données de tout accès non autorisé par le biais de contrôles d'accès, mots de passe, et pare-feux. Notre site est sécurisé htpps://.
Avant tout traitement de données particulières, nous recueillons séparément votre consentement explicite conformément à l'article 9(2) du RGPD.

5.1 Demandes  via notre formulaire de contact
Un formulaire en ligne est à votre disposition afin de prendre contact avec TRION-climate e.V. Les données que vous transmettez par le biais du formulaire de contact, telles que votre nom, fonction, adresse, numéro de téléphone ou courriel sont transmises de façon cryptée (SSL). Le bureau de TRION-climate e.V. les enregistre et les utilise pour communiquer individuellement avec vous.
Nous conservons vos données conformément à l'art. 6(1) du RGPD. Nous n'avons le droit de stocker vos données que si vous avez donné votre consentement (voir §6).

5.2 Inscription et participation aux manifestations
Un formulaire en ligne est à votre disposition pour vous inscrire aux manifestations. Des données à caractère personnel sont à renseigner dans ce formulaire. Elles sont nécessaires à la préparation et la mise en œuvre de la manifestation (organisme, nom, prénom, civilité, fonction, adresse, adresse e-mail, langue). Dans le cadre de certaines manifestations exceptionnelles, il est possible que nous sollicitions d'autres données en raison d'exigences particulières en matière de sécurité sur le lieu de l'événement (le cas échéant, date de naissance, numéro de carte d'identité). La transmission des données est cryptée (SSL). Les données que vous nous transmettez lors de votre inscription sont nécessaires à :

  • L'envoi par mail des informations sur la manifestation
  • La création de listes de participants et d'émargement
  • La création de badges (Nom, prénom, organisme)
  • L'envoi par mail des informations sur l'association et éventuellement d'une demande d'adhésion
  • En cas de consentement (voir §6.2), l'envoi d'informations sur les activités futures de l'association.

Nous conservons vos données conformément à l'article 6(1) du RGPD. Nous n'avons le droit de stocker vos données que si vous avez donné votre consentement.

5.3 Droits à l‘image
Lors des manifestations de TRION-climate e.V., vous êtes susceptibles d'être photographié ou filmé.
Par votre inscription, vous consentez à ce que votre image soit utilisée par les organisateurs à des fins de communication et de rapport. Pour ce faire, vous devez cocher la case obligatoire prévue sur le formulaire d'inscription.
Sans votre consentement, la participation à la manifestation vous sera refusée.

§ 6 Consentement à l'utilisation des données
Après votre consentement à utiliser vos données personnelles, le bureau de TRION-climate e.V. s‘engage à ne pas les divulguer à des tiers, ni aux membres ni aux partenaires financiers.
Par contre, pour les manifestations organisées en collaboration avec un autre organisme partenaire, et uniquement pour des raisons organisationnelles, les données personnelles suivantes pourront être communiquées à l'organisme partenaire identifié: nom, prénom, organisme, fonction.
Si dans le cadre d'une coopération (par exemple avec les salons professionnels de l'énergie), l'inscription ne s'effectue pas par le biais du site internet de TRION-climate e.V., TRION-climate e.V. n'est pas responsable du traitement de vos données même si vous avez reçu l'invitation à la manifestation de la part de TRION-climate e.V.

6.1 Consentement unique pour une manifestation
Lorsque vous transmettez à TRION-climate e.V. des données personnelles par le biais d'un formulaire d'inscription sur notre site internet, vous êtes sollicité à accepter l'utilisation des données transmises pour le traitement de votre demande ou pour la bonne préparation et réalisation de la manifestation. Vous communiquez votre consentement en cochant une case obligatoire. Sans votre autorisation, la participation à la manifestation vous sera refusée.

6.2 Consentement à long terme pour l'envoi des informations relatives aux manifestations futures
Pour recevoir régulièrement de la part du bureau de TRION-climate e.V. des informations concernant l'association et notamment les manifestations, vous pouvez donner votre consentement à long terme que vous pouvez révoquer à tout moment. Différentes possibilités vous sont proposées :

  • Vous transmettez une autorisation écrite (par voie postale ou par mail) dans laquelle vous informez le bureau que vous acceptez de recevoir des informations sur l'association et sur les activités futures de TRION-climate e.V.
  • Vous exprimez votre consentement en cochant, sur le formulaire, la case correspondante à l'autorisation au bureau de TRION-climate e.V. de vous envoyer des informations sur l'association et ses activités futures.
  • Par le biais du site internet de TRION-climate e.V., vous demandez à recevoir des informations sur TRION-climate e.V. et ses activités et vous nous communiquez vos coordonnées.


§ 7 Durée de conservation des données
Nous ne conservons pas vos données plus de cinq ans après votre premier consentement. Après ce délai, vous serez evtl. sollicité à nous renvoyer votre autorisation.

Vous pouvez révoquer votre consentement au traitement de vos données pendant toute la période de stockage. Nous conservons vos données conformément à l'article 6(1) du RGPD.

Conformément à la convention de financement de TRION-climate e.V., les listes de participants sur lesquelles figurent éventuellement des données personnelles (nom, prénom, fonction, organisme), doivent être conservées 10 ans comme pièce justificative et peuvent être consultées sur demande par les partenaires financiers du secteur public.

§ 8 Utilisation de cookies
Nous utilisons des cookies uniquement pour le bon fonctionnement de notre site internet (cookies de session) et l'amélioration continuelle de nos services (outil d'analyse : Google Analytics). Nous vous informons ici également au sujet des cookies tierce partie.
Pour des questions relatives aux cookies, vous pouvez joindre notre équipe dédiée à la protection des données à l'adresse suivante :info@trion-climate.net

8.1 Session-Cookies
Notre site internet utilise des cookies de sessions. Lorsque vous nous transmettez par exemple des informations par le biais de nos formulaires en ligne, ces informations sont sauvegardées sur votre ordinateur et nous sont communiquées. Ces fonctionnalités ne sont possibles que par le biais de ces cookies, qui sont effacés dès que vous quittez notre site internet. Le traitement de votre demande ou insciption étant impossible sans ces fonctionnalités, ce traitement de données s'effectue conformément à l'article 6(1) du RGPD.

8.2 Outils d'analyse: Google Analytics
Le site internet de TRION-climate e.V. utilise les fonctions du service d'analyse web Google Analytics. Le fournisseur est Google Inc, 1600 Amphithéâtre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Google Analytics utilise des « cookies » pour analyser le comportement de navigation des visiteurs. Les informations générées par les cookies concernant votre utilisation de ce site Web sont généralement transférées à un serveur de Google aux États-Unis et y sont stockées.
Les cookies Google Analytics sont stockés sur la base de l'art. 6(1)(a) du RGPD.

8.3 Contestation de la collecte de données
Session-Cookies:
Vous pouvez désactiver très simplement les cookies en cochant la case qui apparait à chaque connexion sur notre site Internet.
Google-Analytics:
Vous pouvez empêcher la collecte de vos données par Google Analytics en désactivant le cookie prévu à cet effet.

8.4 Cookies tierce partie
Notre site internet est susceptible d'utiliser des données provenant de services web différents comme Youtube, Google Maps et OpenStreetMap. Ces derniers utilisent également des cookies afin de collecter certaines données (ex : adresse IP, suivi de votre navigation). Toutefois nous ne pouvons pas intervenir dans la collecte de vos données par ces prestataires. Ainsi, il est conseillé de consulter leurs règles de confidentialité et de sécurité. Par ailleurs, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité directement à partir des options de votre navigateur internet.

§ 9 Vos droits: rétractation, correction, etc.
Vous disposez à tout moment d'un droit à l'information, la suppression ou la rectification de vos données.
Sur demande, le bureau de TRION-climate e.V. tient également à votre disposition vos données dans un format structuré et lisible par machine.
La suppression de vos données se fera sur notre base de données afin de ne plus être utilisées ; cependant, elles ne pourront plus être effacées des listes de participants de manifestations passées, qui peuvent être consultées en tant que pièces justificatives par les partenaires financiers du secteur public.
Pour toute demande concernant le traitement de vos données, merci de vous adresser au bureau de TRION-climate e.V. (info@trion-climate.net)

§ 10 Autorité de contrôle
Si vous estimez que nous n'avons pas suffisamment protégé vos données, vous pouvez adresser une réclamation à l'autorité de contrôle compétente, qui est le « Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg », et dont vous trouverez les coordonnées sur le site internet de cette même autorité.

§ 11 Langue applicable
Le règlement de confidentialité des données est rédigé en français et en allemand. En cas de divergences entre le texte allemand et français, seul le texte allemand sera pris en compte.

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